Obszar związany z zarządzaniem finansami to jeden z kluczowych z punktu widzenia organizacji obszarów związanych z automatyzacją procesów i obiegiem dokumentów. Wdrożenie procesów dotyczących dokumentów finansowych ma realny wpływ efektywność zarządzania finansami jednostki. System umożliwia kontrolę krzyżową dokumentów poprzez wiązanie faktur z zamówieniami, umowami, wnioskami o wszczęcie postępowania, projektami i pozycjami budżetowymi, których one dotyczą. Dzięki temu możemy na bieżąco śledzić stopień realizacji danej umowy, projektu czy obciążenie danej pozycji budżetowej.
Korzyści:
bieżące planowanie płatności od momentu wprowadzenia faktur do systemu
skrócenie czasu obiegu faktury z ok. dwóch tygodni do 2-4 dni
kontrola krzyżowa dokumentów
bieżące monitorowanie stopnia realizacji umów
kontrola limitów budżetowych w czasie rzeczywistym
Obieg faktur
System obsługuje proces od rejestracji faktury, przez opis merytoryczny i akceptację, po jej przekazanie do systemu FK. W zależności od typu faktury, jej wartości lub potrzeby powiązania z innymi dokumentami tworzone są dedykowane procesy obiegu. Rozpisanie kosztów odbywa się w oparciu o pobrany z systemu FK plan kont lub klucze podziałowe. Zakończenie procesu to przekazanie faktury do systemu FK i wygenerowanie metryki dokumentu.
Obieg i rozliczanie zaliczek
Moduł umożliwia składanie wniosków o zaliczki stałe i jednorazowe, ich akceptację i wypłatę. W przypadku zaliczek stałych system umożliwia utrzymywanie stałego poziomu zaliczek i automatyczne generowanie dokumentów niezbędnych do jego uzupełnienia. Na etapie rozliczenia zaliczki możliwe jest powiązanie jej z dotyczącymi jej fakturami bez potrzeby osobnego dekretowania, akceptacji i opisu dokumentów rozliczonych zaliczką.
Rozliczenie umów i kontraktów
Na etapie opisu merytorycznego faktury do wcześniej zarejestrowanej w systemie umowy, przypisywane są koszty, które obciążają wartość umowy. Na tej podstawie monitorowany jest poziom realizacji umowy, a system generuje przypomnienia związane ze zdefiniowanymi wcześniej progami przekroczenia stopnia realizacji danej umowy. Z poziomu teczki umowy dostępne są wszystkie faktury z nią powiązane.
Rozliczanie i monitoring budżetów
Moduł usprawnia kontrolę wykonania budżetów jednostki, wydziałowych czy też projektowych. Czynności wykonywane w systemie: zgłaszanie zapotrzebowania, rejestracja umów, opisywanie merytoryczne faktur - mogą obciążać odpowiednią pozycję budżetową. Śledzenie spraw „w realizacji” i ujmowanie ich w czasie rzeczywistym w rozliczeniu pozostającego do wykorzystania budżetu redukuje ryzyko nieświadomego przekroczenia limitu budżetowego.
297
296
51
Zobacz inne moduły
moduł bosflow
Zarządzanie personelem
Moduł zarządzania personelem jest jednym z nielicznych modułów, który dotyczy wszystkich pracowników danej organizacji. Z uwagi na to, efekty jego wdrożenia oraz wynikające z niego korzyści są odczuwalne przez najszersze grono użytkowników. Bosflow zapewnia obsługę zarówno twardych, jak i miękkich procesów zarządzania zasobami ludzkimi. Pełną efektywność systemu uzyskujemy dzięki integracji z funkcjonującym u Klienta systemem kadrowo-płacowym.
Moduł zarządzania zaopatrzeniem pozwala na synchronizację i optymalizację procesów zakupowych materiałów, produktów i usług, które mają miejsce w organizacji. System prowadzi użytkowników przez całą ścieżkę – od złożenia zapotrzebowania, jego weryfikację i akceptację, po ewentualne wydanie produktu z magazynu lub uruchomienie procesu o nowy zakup, aż po złożenie zamówienia do dostawcy na bazie wcześniej zawartej umowy. W przypadku jednostek publicznych zebrane i skonsolidowane wnioski zakupowe mogą uruchamiać wnioski o wszczęcie postępowania publicznego.
Dostęp do pełnej analityki historycznych wniosków pozwala świadomie akceptować nowe wnioski złożone w systemie, a ich konsolidacja w jedno zamówienie do dostawcy lub wniosek o wszczęcie postępowania pozwala na optymalizację procesów zakupowych. Dzięki możliwej integracji systemu Bosflow z systemem magazynowym i systemami dostawców procesy zakupowe mogą odbywać się niemal całkowicie automatycznie. Procesy związane z zaopatrzeniem wdrażamy w pełnym lub wybranym zakresie w zależności od obowiązującej w organizacji polityki zakupowej oraz jej potrzeb i charakteru działalności.
Kancelaria i administracja to obszary, które praktycznie zawsze w pierwszej kolejności są objęte automatyzacją procesów i elektronicznym obiegiem dokumentów. To właśnie do kancelarii lub sekretariatu trafia różnymi kanałami większość dokumentów spoza organizacji, jak też z tego miejsca są one wysyłane do podmiotów zewnętrznych. Kancelaria i działy administracyjne odpowiadają też za wewnętrzną dystrybucję dokumentów, ich archiwizację oraz planowanie i organizację pracy w jednostce. Automatyzacja procesów w tych obszarach wpływa na sprawne funkcjonowanie całej organizacji oraz pozytywne postrzeganie jej przez podmioty zewnętrzne.
